Intégrer un calendrier de prises de RDV

Objectif

À la fin de ce guide, vos prises de rendez-vous seront automatiquement synchronisées dans Metrikia. Vous pourrez calculer votre coût par rendez-vous booké, votre taux de show-up et votre coût par rendez-vous effectué, des métriques invisibles sans cette intégration.

Pourquoi c'est important : Entre un lead et une vente, il y a un rendez-vous. Sans tracker cette étape, vous avez un trou noir dans votre funnel. Vous savez combien coûte un lead, mais pas combien coûte un rendez-vous qualifié.

1. Cal.com

Cal.com est la solution open-source recommandée pour sa flexibilité et son intégration webhook native.

Configuration

• Allez dans Paramètres > Intégrations > Cal.com
• Cliquez sur Connecter : copiez l'URL webhook fournie par Metrikia
• Dans Cal.com, allez dans Settings > Developer > Webhooks
• Ajoutez un nouveau webhook avec l'URL copiée
• Sélectionnez les événements : BOOKING_CREATED, BOOKING_CANCELLED, BOOKING_RESCHEDULED
• Sauvegardez

Ce qui se synchronise

• Création de RDV : date, heure, type d'événement, informations de l'invité
• Annulation : le statut passe à "annulé" dans Metrikia
• Report : l'ancienne date est archivée, la nouvelle est créée
• Lien au lead : Metrikia matche l'invité par email avec vos leads existants

Mapping des types d'événements

Vous pouvez mapper vos types d'événements Cal.com aux catégories Metrikia :

• "Appel découverte 15min" → Setting (qualification)
• "Démo produit 30min" → Closing (vente)
• "Onboarding 45min" → Post-vente (non comptabilisé dans le funnel ads)

> Astuce pro : Créez des types d'événements séparés pour le Setting et le Closing. Cela permet à Metrikia de calculer indépendamment le coût par rendez-vous de qualification et le coût par rendez-vous de vente.

2. Calendly

Configuration

• Allez dans Paramètres > Intégrations > Calendly
• Cliquez sur Connecter : copiez l'URL webhook
• Dans Calendly, allez dans Integrations > Webhooks (nécessite le plan Pro)
• Créez un webhook avec l'URL et les événements invitee.created, invitee.canceled
• Sauvegardez

Matching invité → lead

Calendly envoie l'email de l'invité dans le payload webhook. Metrikia le matche automatiquement avec vos leads :

• Recherche par email exact
• Si pas de match → recherche par domaine email + nom (fallback)
• Si toujours pas de match → un lead est créé automatiquement avec source "calendly"

Limites

• Calendly ne fournit pas de webhook natif sur le plan gratuit (Pro requis)
• Les reports ne génèrent pas d'événement séparé, le rendez-vous original est mis à jour

3. Google Calendar

Configuration

• Allez dans Paramètres > Intégrations > Google Calendar
• Cliquez sur Connecter : authentification OAuth Google
• Sélectionnez le ou les calendriers à synchroniser
• Définissez le filtre : synchroniser tous les événements ou seulement ceux avec un mot-clé (ex: "RDV", "Call")

Ce qui se synchronise

• Événements créés/modifiés/supprimés dans les calendriers sélectionnés
• Participants : matché par email avec vos leads
• Statut : accepté, décliné, en attente → reflété dans le dashboard Closing

Synchronisation périodique

Contrairement aux webhooks (temps réel), Google Calendar se synchronise toutes les 5 minutes via l'API Google Calendar. C'est suffisant pour le suivi des rendez-vous mais ne convient pas pour du temps réel.

> Astuce pro : Utilisez un calendrier Google dédié "RDV Metrikia" plutôt que votre calendrier principal. Cela évite de synchroniser vos réunions internes et vos pauses déjeuner.

4. iCal (Import URL)

Configuration

• Allez dans Paramètres > Intégrations > iCal
• Collez l'URL du flux iCal de votre outil de prise de RDV
• Définissez la fréquence de synchronisation (15 min, 30 min, 1h)
• Mappez les champs disponibles

Limites

• iCal est un format en lecture seule, pas de synchronisation bidirectionnelle
• Le matching des participants dépend des données incluses dans le flux iCal
• La synchronisation est périodique (pas de temps réel)

Cas d'usage

iCal est idéal comme solution de secours pour les outils qui n'ont ni webhook ni API, mais qui exportent un flux iCal (ex: certains CRM locaux, outils de prise de RDV niche).

Métriques débloquées par l'intégration calendrier

Une fois connecté, ces métriques apparaissent dans votre dashboard Closing :

Coût par rendez-vous booké

Formule : Total Spend / Rendez-vous bookés

Combien vous payez en publicité pour obtenir un rendez-vous.

Taux de show-up

Formule : (Rendez-vous effectués / Rendez-vous bookés) × 100

Mesure la fiabilité de vos prospects. Un taux sous 70 % nécessite des actions correctives.

Taux de no-show

Formule : (No-shows / Rendez-vous bookés) × 100

L'inverse du show-up. Metrikia détecte automatiquement les no-shows (rendez-vous non marqué comme "effectué" après l'heure prévue + 30 min).

Coût par rendez-vous effectué

Formule : Total Spend / Rendez-vous effectués

Le vrai coût, celui qui exclut les no-shows. C'est cette métrique qui alimente votre calcul de CAC.

Bonnes pratiques

• Rappels automatiques : configurez des rappels SMS/email 24h et 1h avant chaque rendez-vous. Le taux de show-up augmente de 15-20 % en moyenne.

• Liez les RDV aux campagnes : grâce à l'attribution Metrikia, chaque rendez-vous est lié à la campagne qui a généré le lead. Vous pouvez voir quel ad set génère les rendez-vous les plus rentables.

• Distinguez Setting et Closing : un rendez-vous de qualification (setter) et un rendez-vous de vente (closer) n'ont pas le même coût acceptable. Séparez-les dans votre pipeline.

> Astuce pro : Le ratio le plus puissant est le coût par rendez-vous effectué par campagne. Il combine qualité des leads (taux de booking) ET fiabilité des prospects (show-up rate) pour chaque source de trafic. Un CPL bas avec un show-up rate catastrophique est pire qu'un CPL élevé avec 90 % de show-up.